(UNIGLOBE Premiere Travel Planners Inc. et UNIGLOBE Enterprise Travel Ltd. sont les noms que nous utilisons dans nos activités commerciales)
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UNIGLOBE The Premiere Travel Group reconnaît l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels. Nous agissons de manière responsable lorsque nous recueillons, utilisons et transmettons des renseignements personnels, cela strictement dans le cadre de la commercialisation de nos produits et services du secteur du voyage. Nous nous efforçons de faire preuve d’ouverture et de transparence en ce qui a trait à notre gestion des renseignements personnels. Le présent document décrit nos politiques en matière de respect de la vie privée.
On entend par renseignement personnel tout renseignement concernant un individu identifiable. Cela comprend les renseignements relatifs aux caractéristiques d’une personne (par ex., le sexe, l’âge, l’adresse ou le numéro de téléphone du domicile, la citoyenneté ou l’état civil), l’état de santé (par ex., les antécédents médicaux, les problèmes de santé). Une distinction est faite entre les renseignements personnels et les renseignements d’ordre commercial (par ex., l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise d’un individu), lesquels ne sont pas protégés par la législation relative à la protection de la vie privée. En outre, en raison de la nature des activités commerciales des agences de voyages, nous incluons également dans nos politiques des dispositions concernant le respect des renseignements financiers des particuliers, y compris l’information sur leurs comptes bancaires et cartes de crédit.
UNIGLOBE The Premiere Travel Group est une agence à service complet qui procure à ses clients des produits et services par l’entremise d’un vaste éventail de fournisseurs du secteur du voyage. Nous faisons ainsi affaire avec un certain nombre de consultants et tierces parties pouvant, dans le cours normal de leurs activités, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Cela comprend les lignes aériennes, les compagnies de chemins de fer, les croisiéristes, les organisateurs de voyage en groupe, les fournisseurs de réservations en ligne et autres commerçants oeuvrant dans des secteurs liés au voyage. Nous ne leur accordons l’accès à des renseignements personnels que dans la mesure où ils en ont besoin pour effectuer des réservations de voyage pour vous. Nous veillons à ce que tous nos fournisseurs de voyages adhèrent aux principes de respect de la vie privée énoncés dans leurs propres politiques à cet égard, et de nos fournisseurs de voyages canadiens qu’ils se conforment à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Comme toutes les agences de voyages, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels dans le cadre du service à la clientèle. Voici les principales raisons de recueillir de l’information sur nos clients : pour faire et préserver des réservations, émettre des documents et bons de transport et dispenser aux fournisseurs de voyages les renseignements leur permettant de finaliser les dispositions d’approvisionnement nécessaires parmi toute une panoplie de produits touristiques et de voyage. Voici quelques exemples du type de renseignements personnels que nous recueillons : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, l’information sur les cartes de crédit, la citoyenneté, l’information obtenue à partir de passeports, visas ou fichiers témoins (cookies) et autres renseignements personnels qui nous sont nécessaires pour bien identifier nos clients et leur droit aux services que nous planifions. En aucune circonstance ne divulguons-nous de l’information à des tiers à des fins de marketing. Nous veillons également à ce que les fournisseurs du secteur du voyage n’utilisent pas les renseignements personnels que nous leur fournissons pour faire du télémarketing ou quelque type de sollicitation directe que ce soit. Cependant, nous contactons nous-mêmes nos clients lorsque nous croyons que certains produits pourraient les intéresser ou lorsque nous effectuons des contrôles de la qualité.
Reconnaissant l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels, nous avons mis en place les mesures de sécurité suivantes :
Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour être en mesure de répondre à toutes vos questions touchant les services offerts et aussi pour nous conformer aux exigences des organismes de réglementation. Normalement, nous conservons les dossiers inactifs des clients pendant deux ans. Toutefois, si vous en faites la demande, nous éliminerons immédiatement tout renseignement vous concernant. Nous conservons pendant environ un an tout renseignement personnel dans le cadre de notre correspondance générale avec des personnes autres que nos clients. Conformément aux exigences de l’Agence canadienne des douanes et du revenu, nous conservons une copie de toutes les factures et documents de voyage pendant sept ans. Nous détruisons par déchiquetage les dossiers papier contenant des renseignements personnels. Nous supprimons l’information électronique et, lorsque nous nous défaisons de matériel informatique, nous veillons à reformater le disque dur et à en éliminer toutes les données.
Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons et qui vous concernent. La plupart du temps, vous n’avez qu’à en faire la demande. Nous pouvons vous aider à identifier les dossiers que nous pourrions détenir sur vous. Nous vous aiderons également à comprendre l’information qui ne vous est pas familière (par ex., divers formulaires en usage dans l’industrie, les termes techniques, etc.).
Lorsque nous ne vous connaissons pas, nous devons établir votre identité avant de vous fournir de l’information. Nous nous réservons le droit d’exiger de minimes honoraires pour ce genre de service. Il se peut que nous vous demandions de soumettre votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous fournir l’information, nous ferons tout pour vous répondre dans les 30 jours et nous vous donnerons la raison pour laquelle nous ne pouvons vous fournir l’information demandée. Si vous croyez que l’information est erronée, vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée. Nous pourrions vous demander de fournir de la documentation attestant que l’information contenue dans nos dossiers est erronée. Si nous convenons que l’information est en effet erronée, nous effectuerons les ajustements nécessaires et aviserons les personnes à qui nous avons fourni l’information erronée. Si nous ne sommes pas d’avis que l’information est erronée, nous conviendrons quand même de verser une brève déclaration de votre part au dossier et d’en faire part à quiconque aurait déjà reçu l’information en question.
Kim Dalpe est notre gestionnaire de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez adresser les questions qui vous préoccupent d’une des façons indiquées ci-dessous :
| Ottawa – UNIGLOBE Premiere Travel – Kim Chapman | Toronto – UNIGLOBE Enterprise Travel - Kim Chapman |
| Téléphone - 613-231-1030 | Téléphone - 613-231-1030 |
| Courriel -kim@yow.premieregroup.com | Courriel -kim@yow.premieregroup.com |
| Télécopieur - 613-230-2379 | Télécopieur - 416-363-2205 |
| Adresse -24, rue Selkirk, bureau 100 Ottawa, ON, K1L 0A4. | Adresse -74, rue Richmond est, bureau 300 Toronto, ON, M5C 1P1. |
Si vous désirez loger officiellement une plainte à l’égard de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez le faire par écrit et l’adresser à notre gestionnaire de la protection des renseignements personnels. Celle-ci accusera réception de votre plainte, veillera à ce qu’une enquête soit menée promptement et à ce que notre décision officielle vous soit transmise par écrit, avec une explication.
Pour les demandes de renseignements à caractère plus général, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Canada veille au respect de la législation en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissaire agit en quelque sorte comme protecteur du citoyen dans les dossiers litigieux touchant la vie privée. Voici ses coordonnées :
112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3 Téléphone : (613) 995-8210 Sans frais : (800) 282-1376 Télécopieur : (613) 947-6850 Télétype : (613) 992-9190 Courriel : info@privcom.gc.ca.